Tämä seloste kuvaa henkilötietojen käsittelyn Rullakot-sovelluksessa (mobiili- ja verkkosovellus). Seloste on tarkoitettu sovelluksen käyttäjille sekä niille henkilöille, joiden tietoja asiakasyritys kirjaa sovellukseen, esimerkiksi ulkopuolisten kumppaneiden yhteyshenkilöille.
Rares Oy:n yleinen tietosuojaseloste (privacypolicy.rares.fi) koskee Rares Oy:n omaa asiakas- ja markkinointirekisteriä, ei Rullakot-sovelluksen käyttöä. Palvelun laskutus ja asiakassuhteen hoito kuuluvat Rares Oy:n omaan rekisteriin, ja ne on kuvattu myös yleisessä selosteessa.
Rullakot-palvelussa henkilötietoja käsittelee kaksi rekisterinpitäjää:
Kun sovelluksesta lähetetään sähköpostilla lähete ulkopuoliselle kumppanille, asiakasyritys päättää, mihin osoitteeseen ja milloin lähete lähetetään. Rares Oy lähettää viestin asiakasyrityksen puolesta.
Rares Oy
Loimaantie 148, 32500 Oripää
Juho Raitanen
asiakaspalvelu@rares.fi
Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja pyynnöt lopettaa sähköpostilla lähetettävät lähetteet voi osoittaa tähän osoitteeseen.
Käyttäjätiedot
Sähköpostiosoite, salasana (tallennetaan vain tiivisteenä), rooli yrityksessä (ylläpitäjä tai jäsen) ja tunnuksen luontiaika. Sähköpostiosoite on edellytys käyttäjätunnuksen luomiselle ja palvelun käytölle.
Kirjautumis- ja istuntotiedot
Istuntotunniste ja kirjautumisajat. Selaimen tai laitteen paikalliseen tallennustilaan tallennetaan kirjautumisistunto, jotta sinun ei tarvitse kirjautua joka kerta uudelleen. Sovellus ei käytä markkinointi- tai seurantaevästeitä.
Toimintatiedot
Kirjaukset (rullakkoliikkeet, korjaukset, vahvistukset ja hylkäykset), niiden viitteet ja kirjauksen tekijän sisäinen tunniste. Tunniste ei ole nimi eikä sähköpostiosoite, eikä vastapuoli näe sitä.
Yrityksen tiedot
Yrityksen nimi ja Y-tunnus. Jos yritys on yksityinen elinkeinonharjoittaja (toiminimi), nämä tiedot ovat henkilötietoja.
Ulkopuolisten kumppaneiden tiedot
Asiakasyrityksen kirjaamat nimet ja muistiinpanot sekä näihin liittyvät saldot ja liikkeet. Asiakasyritys voi lisäksi tallentaa kumppanille sähköpostiosoitteen ja lähetteen kielen (suomi tai englanti). Osoite voi olla henkilön työosoite. Näistä tiedoista vastaa asiakasyritys.
Lähetteet
Kun asiakasyritys valitsee kirjauksen yhteydessä lähetteen lähettämisen, kumppanin osoitteeseen lähetetään sähköpostiviesti, jonka liitteenä on PDF-lähete. Lähete sisältää lähettäjäyrityksen nimen, kumppanin nimen, päivämäärän, tuotteet ja määrät, lähettäjän ja kumppanin välisen saldon, tapahtuman viitteen sekä mahdollisen viestin, jonka asiakasyritys on kirjannut tapahtumaan (enintään 500 merkkiä). Välitetyssä toimituksessa lähetteessä on lisäksi välittäjän nimi. Lähetteestä pidetään lokia: osoite, lähetysajankohta ja lähetyksen tila (esimerkiksi lähetetty tai epäonnistui). Lähetteen PDF-tiedostoa ei tallenneta erikseen. Viestikenttään ei tule kirjata henkilötietoja.
Järjestelmäviestit
Sähköpostiosoitteeseesi lähetetään salasanan palautusviesti, kun pyydät sitä.
Sovellus ei käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä eikä tee automaattista päätöksentekoa.
Rares Oy rekisterinpitäjänä
Kirjautuminen, tunnistautuminen ja järjestelmäviestit (esimerkiksi salasanan palautus)
Rares Oy:n oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f): palvelun turvallinen tarjoaminen asiakasyritykselle ja sen käyttäjille.
Tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja vikojen selvittäminen
Rares Oy:n oikeutettu etu (6 art. 1 f).
Laskutus ja kirjanpito
Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c).
Asiakasyritys rekisterinpitäjänä (Rares Oy käsittelijänä)
Seuraavien käsittelyjen oikeusperusteet ovat asiakasyrityksen, ja asiakasyritys vastaa niistä.
Käyttäjien hallinta
Asiakasyrityksen oikeutettu etu (6 art. 1 f): palvelun käyttö yrityksen liiketoiminnassa.
Saldojen ja liikkeiden kirjaus yritysten välillä
Asiakasyrityksen oikeutettu etu (6 art. 1 f): rullakkosaldojen kirjanpito kumppanien kanssa.
Lähetteiden lähettäminen ulkopuolisille kumppaneille
Asiakasyrityksen oikeutettu etu (6 art. 1 f): toimituksen dokumentointi ja saldojen selvyys kumppanin kanssa. Lähetteet ovat toimitusta koskevia asiakirjoja, eivät markkinointia.
Tiedot saadaan sinulta itseltäsi, yrityksesi ylläpitäjältä, joka luo ja hallinnoi käyttäjätunnuksia, sekä sovelluksen käytön yhteydessä syntyvistä kirjauksista.
Ulkopuolisten kumppaneiden yhteyshenkilöiden tiedot (kuten sähköpostiosoite) saadaan asiakasyritykseltä eikä kumppaneilta itseltään. Näitä henkilöitä informoidaan tällä selosteella sekä lähetteen sähköpostiviestissä.
Tietoa ei myydä eikä luovuteta markkinointikäyttöön. Palvelun tuottamiseen käytetään seuraavia alikäsittelijöitä:
Tämä on ajantasainen alikäsittelijälista. Alikäsittelijöiden muutoksista ilmoitetaan asiakasyrityksille vähintään 30 päivää etukäteen.
Yritysten välillä näkyvät vain yhteisen suhteen tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus sekä yhteisen suhteen saldot ja liikkeet. Poikkeuksena välitetyssä toimituksessa (kolmannen osapuolen kautta tehty toimitus) välittäjä näkee pyytäjän vastaanottajaksi merkitseneen yrityksen tai kumppanin nimen, jotta toimitus voidaan tehdä. Ulkopuolisen kumppanin muita tietoja, kuten sähköpostiosoitetta, ei näytetä toisille yrityksille.
Tietokanta sijaitsee EU:ssa. Cloudflare toimii globaalina reunaverkkona, joten tietoliikenteen metatietoja, kuten IP-osoitetta, voidaan käsitellä myös EU:n ulkopuolella. Siirtojen ensisijainen peruste on EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (EU-U.S. Data Privacy Framework), johon Cloudflare Inc. on sertifioitu, ja varalla perusteena ovat EU:n komission vakiolausekkeet (SCC), jotka sisältyvät Cloudflaren käsittelysopimukseen. Sovelluksen henkilötietoja sisältävä sisältö (käyttäjät, kirjaukset) tallennetaan Supabasen EU-tietokantaan, ei Cloudflaren varastoon.
Supabase ja Resend ovat yhdysvaltalaisten yhtiöiden palveluja. Tiedot tallennetaan EU:n alueelle, mutta palveluntarjoajan henkilöstöllä voi olla tukitilanteissa pääsy tietoihin EU:n ulkopuolelta. Supabasen osalta siirtojen peruste ovat EU:n komission vakiolausekkeet (SCC), jotka sisältyvät Supabasen käsittelysopimukseen. Resend on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (DPF).
Käyttäjätunnus
Säilytetään niin kauan kuin tunnus on käytössä. Kun ylläpitäjä poistaa tunnuksen, kirjautumistiedot poistetaan.
Liikehistoria ja saldot
Säilytetään asiakassopimuksen ajan, koska ne toimivat yritysten välisenä kirjanpidollisena kirjauksena. Sopimuksen päättyessä tiedot palautetaan tai poistetaan sovitussa määräajassa, joka on 60 päivää. Vastapuolen kanssa jaetut saldot ja tapahtumat säilyvät vastapuolen nähtävillä vähintään 30 päivää siitä, kun vastapuolelle on ilmoitettu sopimuksen päättymisestä.
Ulkopuolisen kumppanin sähköpostiosoite
Säilytetään niin kauan kuin kumppani on käytössä. Kun asiakasyritys arkistoi kumppanin, osoite poistetaan. Osoitteen voi muuttaa tai poistaa milloin tahansa, eikä se muuta jo lähetettyjä lähetteitä.
Lähetysloki
Säilytetään 24 kuukautta lähetyksestä. Sen jälkeen osoite poistetaan lokista, ja jäljelle jää vain tieto siitä, että lähete on lähetetty. Lähetettyä lähetettä ei voi perua.
Sähköpostipalvelun viestiloki
Resend säilyttää lähetettyjen viestien lokitietoja 30 päivää.
Varmuuskopiot
Tietokannan varmuuskopioita säilytetään 7 päivää, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti.
Tietoturvaloki
Lokeja säilytetään alustan oletusajan, enintään 7 päivää.
Laskutustiedot
Kirjanpitolain mukainen säilytysaika.
Sinulla on GDPR:n mukaan oikeus saada tietoa käsittelystä, tarkastaa omat tietosi, oikaista ja poistaa tietoja, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Pyynnöt voi osoittaa yrityksesi ylläpitäjälle tai Rares Oy:n yhteyshenkilölle, joka välittää pyynnön asiakasyritykselle, jos kyse on asiakasyrityksen vastuulla olevista tiedoista.
Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi/yhteystiedot
Jos saat Rullakot-sovelluksen kautta lähetteen, vaikka et itse käytä sovellusta, sen on määrittänyt kirjauksen tehnyt asiakasyritys. Viesti lähetetään Rares Oy:n palvelun kautta asiakasyrityksen puolesta, ja lähettäjän nimenä näkyy asiakasyrityksen nimi. Viestissä on tieto lähettäjäyrityksestä sekä ohje, miten lähetteet voi lopettaa.
Voit pyytää viestien lopettamista ja osoitteesi poistamista ottamalla yhteyttä osoitteeseen asiakaspalvelu@rares.fi tai lähettäjäyritykseen. Osoitteesi poistetaan kumppanin tiedoista, ja lähetteiden lähettäminen osoitteeseesi estetään.
Tätä selostetta päivitetään tarvittaessa. Muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa ja tällä sivulla.